Strona internetowa dla weterynarza z rezerwacją na lekarza i gabinet naraz

Godzina jedenasta, do rejestracji wchodzi ktoś bez zapowiedzi z transporterem, a w kalendarzu na jedenastą piętnaście jest już ktoś umówiony od dwóch tygodni. Dwa gabinety, trzy osoby na dyżurze i telefon, który dzwoni przez cały ten czas, to jest realny sufit tego, co da się przyjąć.

Zacznij Zobacz wszystkie ceny

Strona na twojej własnej domenie, SSL, hosting i nocne kopie zapasowe są w każdym planie. Od 49 € do 199 € miesięcznie netto.

Skąd bierze się zator

Wszystkie trzy sytuacje mają wspólny mianownik: informacja, której brakuje w chwili zapisu, wraca później jako opóźnienie.

Nagłe przypadki i umówieni konkurują o ten sam gabinet

Popołudnie było rozpisane co dwadzieścia minut i wyglądało rozsądnie. O trzynastej pojawia się coś pilnego, drugi gabinet jest zajęty, więc kolejka przesuwa się o czterdzieści minut i przesunięcie zostaje z wami do końca dnia. Osoby czekające w poczekalni tego nie wiedzą, dopóki nie zapytają, a odbierająca telefon rejestracja tłumaczy to samo dziesiąty raz zamiast przyjmować kolejne zapisy.

Dane zwierzęcia spisywane od nowa przy każdej wizycie

Imię, gatunek, rasa, wiek, waga z ostatniego ważenia, numer chipa, telefon do opiekuna. Za każdym razem to samo przy okienku, długopisem, w kolejce, podczas gdy pies ciągnie w stronę drzwi. Połowa tych danych już u was jest, tylko nie tam, gdzie akurat stoi osoba, która je przepisuje. Zapisane wcześniej, w domu, przy rezerwacji, oszczędzają kilka minut na każdym przyjęciu.

Terminy do przypomnienia pilnowane z pamięci

Wiadomo, kiedy komu wypada kolejny termin, tylko że wiadomo to z zeszytu i z pamięci osoby w rejestracji, a ta osoba ma wolne w środy. Część opiekunów zjawia się sama, część dopiero po pół roku, część wtedy, kiedy przypomni im o tym ktoś zupełnie inny. Wysyłanie tych przypomnień ręcznie to zajęcie na całe popołudnie, więc regularnie nie wychodzi.

Cztery elementy, które porządkują dzień w lecznicy

Wszystko poniżej dotyczy organizacji przyjęć: kto, kiedy, w którym gabinecie i z jakimi danymi.

Lekarze i gabinety jako zasoby, nie jako założenie

Jeżeli macie dwa gabinety i trzech lekarzy, to jest górny limit tego, ile przyjęć może toczyć się równocześnie, i kalendarz powinien o tym wiedzieć. Wpisujesz pomieszczenia oraz obsadę jako zasoby i przypinasz do nich rodzaje przyjęć. Termin da się zająć tylko wtedy, gdy jednocześnie wolny jest lekarz i pomieszczenie, którego dany termin wymaga.

Zapis liczony w prawdziwych minutach

Krótkie przyjęcie kontrolne i dłuższy termin pierwszorazowy zajmują w grafiku różną liczbę minut, bo tak je opisujesz przy zakładaniu listy. Opiekun wybiera rodzaj terminu, potem godzinę, i dostaje wyłącznie te okienka, w które faktycznie da się go przyjąć. Godziny nocne albo dni, w których macie inwentaryzację, po prostu nie pokazują się jako dostępne.

Kartoteka rejestracyjna wypełniona przed przyjściem

Formularz przy rezerwacji zbiera to, co i tak trzeba mieć w rejestracji: dane opiekuna, imię i gatunek zwierzęcia, numer chipa, telefon i adres do faktury. Przy kolejnym terminie nie trzeba pytać o to ponownie. To kartoteka administracyjna, potrzebna do umawiania i rozliczeń, a nie dokumentacja medyczna, która zostaje w twoim programie gabinetowym.

Potwierdzenia i przypomnienia wysyłane automatycznie

Po rezerwacji od razu wychodzi potwierdzenie z datą, godziną, adresem i informacją, kto przyjmuje. Dzień przed terminem idzie przypomnienie, dzięki czemu w poczekalni jest mniej pustych okienek po osobach, które zapomniały. Mailowe powiadomienia są częścią każdego planu, a wysyłka SMS to przedpłacony dodatek, jeśli twoi opiekunowie czytają wyłącznie wiadomości.

Przykładowa lista terminów do zapisu

Nazwy i stawki wpisujesz sam. Chodzi o to, żeby każdy rodzaj terminu miał swój czas trwania, swój rodzaj ceny i przypisane pomieszczenie.

Usługa Rodzaj ceny
Termin pierwszorazowy Dłuższe okienko w grafiku Cena stała
Termin kontrolny Cena stała
Termin z kalendarza szczepień Z automatycznym przypomnieniem Cena stała
Przyjęcie w trybie pilnym Osobna pula godzin Cena od
Termin poza godzinami pracy Cena od
Wydanie paszportu dla zwierzęcia Sprawa administracyjna, krótkie okienko Cena stała

Terminy warto rozdzielić na kategorie, na przykład planowane i pilne, żeby pilne miały własną pulę godzin i nie wypychały reszty dnia.

Pytania z lecznic, które porządkują rejestrację

Tak. Obsada, pomieszczenia i sprzęt są zasobami, a każdy rodzaj terminu jest przypięty do tego, czego wymaga. Bez wolnego pomieszczenia termin się nie zapisze.

Wydzielasz dla nich osobną pulę godzin albo osobny zasób, którego zwykłe zapisy nie zajmują. Reszta dnia pozostaje planowana, a pilne przyjęcia nie zjadają umówionych terminów.

Można i to jest zalecany układ. Formularz zbiera imię, gatunek, numer chipa i dane opiekuna, więc przy okienku nie przepisuje się tego samego po raz kolejny.

Nie jest. Obsługuje stronę, zapisy, przypomnienia i dane kontaktowe do rozliczeń. Dokumentacja lekarska pozostaje w programie, w którym prowadzisz ją obecnie.

Stawki idą od 49 € do 199 € za miesiąc netto. Strona stoi na twojej własnej domenie, z certyfikatem SSL, hostingiem i nocnym backupem w każdym planie. Wiadomości SMS to osobny, przedpłacony dodatek.

Da się. Istniejąca witryna zostaje zaimportowana, więc opisy i zespół przechodzą dalej, a kalendarz oraz formularze dochodzą jako nowa część tej samej strony.

Uporządkuj zapisy w swojej lecznicy

Napisz, ile macie gabinetów i kto przyjmuje, albo wskaż obecny adres strony. Powstanie pierwsza wersja z listą terminów, grafikiem opartym na zasobach i formularzem zbierającym dane zwierzęcia.

Zacznij

Strona na twojej własnej domenie, SSL, hosting i nocne kopie zapasowe są w każdym planie. Od 49 € do 199 € miesięcznie netto.